Système d’Archivage électronique : stockez vos documents en toute sécurité

Assurez la pérennité, l’intégrité, la sécurité et la traçabilité de vos documents d’archives.

Pourquoi mettre en place une solution applicative pour la conservation des archives numériques ?

L’archivage électronique des documents repose sur les mêmes principes que l’archivage analogique, mais il ne se limite pas seulement au stockage et à la conservation, il répond à de nombreux enjeux liés à son caractère numérique : 

  • Conserver des documents sur le long terme,
  • Respecter la réglementation en termes de conservation d’archives,
  • Sécuriser les documents importants,
  • Constituer un patrimoine historique.

Équiper son système d’information d’un SAE, c’est assurer la pérennité, l’intégrité, la sécurité et la traçabilité de ses documents d’archives.

Un centre de compétences spécialisé pour répondre aux objectifs et enjeux de l’e-archivage

Disponibilité, conformité, valeur probante, sécurité et intégrité sont les objectifs auxquels répondent les solutions d’archivage mises en place par Coexya. La démarche d’accompagnement que nous proposons est complète : 

  • Conseil pour le choix de la solution,
  • Etude et cadrage du projet de mise en œuvre,
  • Conception et mise en œuvre de SAE et de connecteur (entre vos applications métiers et le SAE).

Coexya vous accompagne dans la définition de votre stratégie d’archivage numérique de documents et dans votre projet de mise en œuvre

Nous vous aidons à cadrer et définir votre projet d’archivage électronique. Nous réalisons des études en vous accompagnant étape par étape dans la définition des prérequis à la mise en place d’un SAE.

1. Accompagnement sur les stratégies d’archivage électronique :

  • Définition de la politique d’archivage,
  • Analyse et qualification des besoins technico-fonctionnels,
  • Choix de la solution la plus adaptée à vos besoins en prenant en compte votre environnement technique et votre budget.

2. Préparation des prérequis à la mise en place d’un SAE :

  • Qualification des métadonnées descriptives, de gestion et techniques,
  • Définition et réalisation des profils d’archivage,
  • Définition de référentiels (formats, ontologie, conservation).

3. Mise en place d’un SAE :

  • Déploiement de solutions d’archivage hybrides (papier et numérique),
  • Déploiement de SAE,
  • Déploiement de connecteurs entre les applications métiers et GED vers le SAE.

Nos atouts : une expertise forte dans les solutions d’archivage numérique et les systèmes de flux de gestion documentaire

 

Nous maitrisons les enjeux et les problématiques et intervenons tout au long du cycle de vie du document grâce à nos consultants métiers spécialisés en archivage électronique, issus de formations spécialisées (ENSSIB).

Dans nos projets de mise en œuvre et nos études, notre approche est construite autour des bonnes pratiques de conservation telles que définies dans la norme NF Z42-013 :2020

Nous sommes également membre du club utilisateurs du programme VITAM.

Livre Blanc – Digitalisation du secteur public : les solutions pour la mener à bien

 

Si la transformation numérique du service publique est une priorité pour l’Etat depuis de nombreuses années, notamment avec le lancement de programmes de d’ampleur, il est nécessaire pour les institutions publiques d’aller encore loin ne matière de digitalisation.

Pour en savoir plus sur la digitalisation du secteur public, ses enjeux, ses technologies et ses retours d’expérience, téléchargez le livre blanc rédigé par Archimag avec la contribution des équipes SAE (Système d’Archivage Electronique) de Coexya et d’autres acteurs du secteur.

 

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