Mise en place d’un Système d’Archivage Electronique pour la Métropole Européenne de Lille
Un projet déployé pour répondre aux besoins des équipes métiers
Archivage pérenne des contenus SharePoint
La Métropole européenne de Lille s’appuie du SharePoint pour créer ses extranets et intranets, à savoir plus de 6000 espaces collaboratifs multi-usages abritant de nombreux documents principalement bureautiques.
Confrontée aux problématiques d’archivage des contenus structurés et non structurés, voire de vracs numériques, l’organisation s’est tournée vers Coexya afin de réaliser une étude puis un projet portant sur l’archivage électronique des documents présents au sein de ces espaces.
Les équipes de Coexya et de la MEL ont défini ensemble les besoins pour construire un projet qui permet le versement semi-automatisé des documents depuis SharePoint dans le système d’archivage électronique (SAE, à savoir Asalae de LIBRICIEL SCOP).
L’objectif est de créer une procédure d’archivage numérique qui était jusque-là totalement absente, malgré les obligations réglementaires portant sur les archives des établissements publics. C’est d’autre part, un gain de temps majeur pour les archivistes de la MEL qui, sur d’autres chantiers, effectuent ces tâches de façon manuelle.
Un système transparent pour les utilisateurs
Aujourd’hui les administrateurs fonctionnels et les archivistes de la MEL sont en mesure de sélectionner dans SharePoint les documents qu’ils souhaitent envoyer en archivage. Pour autant l’objectif est de rendre les agents de la MEL acteurs de cette nouvelle procédure : chaque administrateur d’espace peut demander l’archivage de contenus (un espace, une bibliothèque, un dossier ou un document). Charge à lui de donner une première description lors de cet archivage. Les archivistes ajustent ensuite les métadonnées, puis SharePoint crée un paquet à archiver et l’envoie dans Asalae, via l’outil Pastell. L’archiviste, de son côté, valide l’opération et Asalae effectue un retour vers SharePoint précisant que le paquet est bien réceptionné et peut donc être supprimé sur SharePoint. Tout est transparent pour les utilisateurs.
Un projet d’équipe, conçu pour répondre aux besoins métiers.
Pour cette mission, les équipes de Coexya ont recueilli les besoins et travaillé en étroite collaboration avec l’ensemble des interlocuteurs :
- Les archivistes pour identifier les besoins (prise en compte du standard d’échange de données pour l’archivage, étapes d’instruction des demandes d’archivage, gestion des éliminations) et pour s’adapter à leur vocabulaire métier
- Les administrateurs fonctionnels pour mettre en œuvre une partie des évolutions SharePoint préalables à l’archivage et pour accompagner la mise en production et les futurs utilisateurs
- Les informaticiens pour aider à la mise en œuvre technique du projet dans l’infrastructure informatique cible.
